Wybór tych przypadków jest o tyle ciekawy, że dokonali go sami użytkownicy portalu decyzje-IT.pl podczas głosowania w marcu 2015 roku. W sumie oddano ponad 5 400 głosów na szesnaście przypadków wdrożeń zgłoszonych przez producentów i dostawców systemów ERP. Wytypowano 10 przedsiębiorstw, które w najciekawszy sposób wdrożyły system ERP. Wśród nich znalazł się również Konwektor.

Konwektor wśród 10. najciekawszych wdrożeń systemu ERP.

Zgłoszone przypadki wdrożeń systemów ERP musiały charakteryzować się następującymi cechami:

  • wdrożenie musiało się zakończyć w ostatnich 2 latach,
  • wdrożenie musiało obejmować następujące obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa: księgowość, kadry i płace, sprzedaż, zakupy, gospodarkę magazynową, zarządzanie jakością oraz produkcję,
  • wdrożenie powinno dodatkowo obejmować integrację lub wdrożenie w systemie homogenicznym następujących obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa: zarządzanie relacjami z klientami (CRM), zarządzanie projektami, sterowanie produkcją (MES), zaawansowane planowanie i harmonogramowanie produkcji (APS), zarządzanie cyklem życia produktu PLM/PDM, zarządzanie dokumentacją (DMS), zarządzanie obiegiem pracy (workflow), obsługę kodów kreskowych, zarządzanie wynikami przedsiębiorstwa (BI i EPM), zarządzanie serwisem, gospodarkę remontową, punkty sprzedaży (POS), konfigurator produktów i cen, internetowy portal odbiorcy / partnera / dostawy, sklep internetowy (handel elektroniczny), call center, zarządzanie transportem, zarządzanie wysokim składem magazynowym (WMS).

 

W firmie Konwektor korzystano do tej pory z kilkunastu różnych autorskich programów i aplikacji mających ułatwić zarządzanie poszczególnymi działami i procesami w nich zachodzącymi. Przyglądając się pracy jednego, konkretnego działu oczywiście taki program spełnia swoją funkcję. Jednak analizując procesy zachodzące w przedsiębiorstwie całościowo, z szerszej perspektywy, widać wyraźnie, że takie rozwiązanie dla rozwijającej się firmy już nie realizuje pokładanych w nim oczekiwań. Koordynacja danych pochodzących z różnych źródeł zajmowała dużo czasu, a po ich zestawieniu i tak zdarzały się rozbieżności. Firma również zdała sobie sprawę z ryzyka, jakie niesie użytkowanie autorskich systemów pielęgnowanych i rozwijanych przez jedną osobę.

Dlatego zarząd spółki Konwektor, podjął decyzję o wdrożeniu kompleksowego rozwiązania informatycznego, takiego jak system ERP Sente, którego jednym z głównych zadań stała się integracja funkcjonowania różnych obszarów działania firmy.

System pozwolił zintegrować prace poszczególnych działów zaangażowanych w planie zamówień, wydawanie materiałów do produkcji  oraz wysyłkę gotowych produktów do klienta. Obecnie utworzona przez handlowca dokumentacja (zamówienie sprzedaży) pozwoliła na generowanie poszczególnych zamówień od działu sprzedaży do działu technologii, następnie produkcji, w końcu zaopatrzenia. Generowana dokumentacja jest ze sobą powiązana, kolejne wpisy wynikają z poprzednich.

Również proces pakowania gotowych wyrobów i wysyłki przebiega systemowo - handlowiec zakłada dokument WZ w programie, a magazynier automatycznie otrzymuje informację, że jest to spakowania określony towar.

Wdrożenie systemu objęło również zarządzenie magazynem surowców i materiałów oraz produktów gotowych. Systemowe rozwiązania pozwoliły zapanować nad stanami magazynowymi i posiadać bieżące dane na temat zapasów. Wspomniane wyżej funkcje oprogramowania przyspieszyło proces wystawiania a następnie rozliczania dokumentów WZ.

Doskonałym przykładem usprawnienia, a d tego łatwo mieszalnego jest szybszy wpływ należności na konto firmy. Ze względu na przepływ dokumentacji pomiędzy działami firmy, dokumenty typu WZ były fakturowane nieregularnie. Dzięki oprogramowaniu, po sporządzeniu WZ-ki, dane do wystawienia faktury są przekazywane do odpowiedniego działu firmy natychmiastowo i dokument księgowy jest stworzony od razu. Pozwoliło to skrócić czas wpływu zapłaty za zamówienie 2, a nawet 3-kotnie! W przypadku wdrożenia systemów klasy ERP najważniejsze korzyści wynikają z objęcia jego działaniem procesów zachodzących w firmie przekrojowo i dotyczących wielu obszarów. W firmie Konwektor mówiąc o korzyściach, szczególnie warto zwrócić uwagę na fakt, że są one wynikiem w głównej mierze możliwości integracji. Operowanie na jednej bazie danych i koordynacja działań różnych działów, bardzo usprawniła i przyspieszyła codzienną pracę, mimo z rosnącej liczny zamówień nie ma potrzeby zatrudnienia nowych pracowników.